招標(biāo)過程中設(shè)置述標(biāo)環(huán)節(jié)的實(shí)踐與思考
本文首發(fā)于《招標(biāo)采購管理》2024年第7期。
作者：付寶平
作者單位：融通農(nóng)業(yè)發(fā)展（廣州）有限責(zé)任公司
核心閱讀
本文探討了招標(biāo)過程中設(shè)置述標(biāo)環(huán)節(jié)的必要性、實(shí)施過程及其對(duì)招標(biāo)結(jié)果的影響，通過對(duì)實(shí)踐應(yīng)用的剖析，分析述標(biāo)環(huán)節(jié)在提升招標(biāo)公正性、增強(qiáng)投標(biāo)人競爭力、提高項(xiàng)目執(zhí)行效率等方面的作用，應(yīng)用述標(biāo)需要一定的限制條件，如果適用不當(dāng)，則可能影響評(píng)標(biāo)的公正性?？l(fā)此文，旨在供業(yè)界交流探討。
目前，招標(biāo)活動(dòng)更多地依賴于招標(biāo)文件、投標(biāo)文件等書面形式進(jìn)行信息交換和決策判斷，雖在一定程度上保證了信息的準(zhǔn)確性、一致性及長期存檔的便利性，但也存在一定的局限性。因此，越來越多的招標(biāo)活動(dòng)開始結(jié)合現(xiàn)場述標(biāo)、樣品展示等多種方式，彌補(bǔ)招標(biāo)文本化帶來的局限性，以實(shí)現(xiàn)更全面、準(zhǔn)確、高效的評(píng)標(biāo)決策。
實(shí)踐中，作為一種重要的輔助評(píng)標(biāo)手段，設(shè)置述標(biāo)環(huán)節(jié)已經(jīng)應(yīng)用于各類招標(biāo)項(xiàng)目中。該環(huán)節(jié)旨在讓投標(biāo)人在有限的時(shí)間內(nèi)，以口頭和可視化的方式詳細(xì)闡述投標(biāo)方案，展示自身實(shí)力，同時(shí)接受評(píng)標(biāo)委員會(huì)的問詢，從而提高招標(biāo)工作的透明度和有效性。此外，述標(biāo)流程也需要不斷優(yōu)化和完善，使之更加科學(xué)合理，更能真實(shí)反映投標(biāo)人的實(shí)力和項(xiàng)目實(shí)施的可能性，真正服務(wù)于選優(yōu)供應(yīng)商的目的。本文就招標(biāo)文件中設(shè)置述標(biāo)環(huán)節(jié)的實(shí)踐和利弊進(jìn)行探討，并針對(duì)性地提出述標(biāo)環(huán)節(jié)機(jī)制完善與方法創(chuàng)新的個(gè)人拙見。
一、現(xiàn)場述標(biāo)設(shè)置的現(xiàn)實(shí)意義
根據(jù)《招標(biāo)投標(biāo)法》及其實(shí)施條例，述標(biāo)并不是招標(biāo)過程的一個(gè)“法定環(huán)節(jié)”，而是招標(biāo)人根據(jù)項(xiàng)目特性、實(shí)際需要，借鑒競爭性談判或競爭性磋商等其他采購方式中供應(yīng)商現(xiàn)場陳述或問答互動(dòng)等環(huán)節(jié)，引入招標(biāo)過程并逐漸融合形成的一個(gè)“非法定環(huán)節(jié)”。目前對(duì)現(xiàn)場述標(biāo)的定義、程序、要求等并無統(tǒng)一的規(guī)范，甚至就連“述標(biāo)”這一術(shù)語都五花八門，有的項(xiàng)目也稱“講標(biāo)”“答辯”等，究其作用應(yīng)該是一致的。
1.現(xiàn)階段招標(biāo)過程中存在的局限性
目前，對(duì)一些復(fù)雜的工程項(xiàng)目、服務(wù)項(xiàng)目和技術(shù)含量高的其他類型項(xiàng)目，僅靠招標(biāo)過程的文本化信息進(jìn)行評(píng)標(biāo)、評(píng)審存在一定的局限性，具體表現(xiàn)見表1。
2.招標(biāo)過程設(shè)置述標(biāo)環(huán)節(jié)的作用
某些非常規(guī)、非標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)難度較大、需求難描述的項(xiàng)目或內(nèi)容主觀因素較多，需要提前明確實(shí)施方案、工作思路的采購項(xiàng)目，往往需要投標(biāo)人對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行講述，描述其對(duì)項(xiàng)目的理解、工作思路與方法、相關(guān)承諾等，進(jìn)而為評(píng)標(biāo)專家評(píng)審選出“最佳”供貨商提供有力支撐。因此，述標(biāo)在招標(biāo)過程中扮演著重要角色，尤其在某些特定類型的招標(biāo)活動(dòng)中，作為一種重要的輔助評(píng)標(biāo)手段。其作用體現(xiàn)見表2。
二、現(xiàn)場述標(biāo)環(huán)節(jié)的實(shí)踐應(yīng)用
盡管述標(biāo)對(duì)于項(xiàng)目招標(biāo)有著重要的作用和意義，但并無相關(guān)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等統(tǒng)一規(guī)范述標(biāo)這一環(huán)節(jié)。目前，述標(biāo)內(nèi)容、程序、要求以及相關(guān)注意事項(xiàng)，均由招標(biāo)人根據(jù)招標(biāo)項(xiàng)目的實(shí)際需要自行確定。根據(jù)以往項(xiàng)目實(shí)踐，現(xiàn)就述標(biāo)內(nèi)容、程序、要求等概述如下，以供同行探討、指正。
1.述標(biāo)內(nèi)容
在招標(biāo)過程中，投標(biāo)人按照招標(biāo)文件要求，在述標(biāo)環(huán)節(jié)中向評(píng)標(biāo)委員會(huì)或招標(biāo)人詳細(xì)陳述和展示的關(guān)于其投標(biāo)方案的主要內(nèi)容。根據(jù)項(xiàng)目的不同，述標(biāo)內(nèi)容有不同的側(cè)重點(diǎn)，通常包括但不限于公司簡介、項(xiàng)目理解、需求響應(yīng)、資源投入、相關(guān)承諾、其他補(bǔ)充等幾個(gè)方面。
2.述標(biāo)程序
招標(biāo)人應(yīng)在招標(biāo)文件中事先明確投標(biāo)人述標(biāo)的相關(guān)程序、要求，以便投標(biāo)人及時(shí)準(zhǔn)備。從確定述標(biāo)要求開始到投標(biāo)人完成述標(biāo)這一系列工作，具有一定的時(shí)序性。通常情況下，項(xiàng)目述標(biāo)工作包括述標(biāo)通知、述標(biāo)準(zhǔn)備、述標(biāo)模擬、組織述標(biāo)、開始述標(biāo)、問答環(huán)節(jié)、述標(biāo)結(jié)束等幾個(gè)步驟。不同的項(xiàng)目要求，述標(biāo)程序可在此基礎(chǔ)上增加或簡化。
3.述標(biāo)要求
在招標(biāo)過程中，招標(biāo)人在招標(biāo)文件中明確或在開標(biāo)前單獨(dú)發(fā)布述標(biāo)通知，要求投標(biāo)人在述標(biāo)時(shí)應(yīng)當(dāng)遵守的一系列準(zhǔn)則和規(guī)定。一般包括以下內(nèi)容：一是述標(biāo)內(nèi)容，如不得偏離招標(biāo)文件和投標(biāo)方案的實(shí)質(zhì)性內(nèi)容等；二是資料要求，如明確述標(biāo)資料的格式要求，可以采用PPT、視頻或其它形式的演示材料等；三是時(shí)間要求，如明確每個(gè)投標(biāo)人的述標(biāo)開始時(shí)間、述標(biāo)時(shí)限，不得超時(shí)或錯(cuò)過等；四是人員要求，如述標(biāo)人員應(yīng)了解項(xiàng)目實(shí)際情況，熟悉投標(biāo)方案的編制思路、總體思想，具有一定的溝通和表達(dá)能力等；五是述標(biāo)方式，如可以通過現(xiàn)場述標(biāo)也可以遠(yuǎn)程視頻等方式完成述標(biāo)工作；六是保密要求，述標(biāo)過程中除了評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員外，增加了投標(biāo)人的述標(biāo)人員，故招標(biāo)人或代理機(jī)構(gòu)需采取適當(dāng)措施防止評(píng)標(biāo)委員會(huì)組成信息及評(píng)審過程資料泄露；七是遵守規(guī)則，投標(biāo)人述標(biāo)過程中應(yīng)遵守相應(yīng)的規(guī)則，不得貶低、攻擊競爭對(duì)手，不得辱罵、威脅評(píng)標(biāo)專家或工作人員等，保持職業(yè)風(fēng)范。
4.注意事項(xiàng)
述標(biāo)程序并不是招標(biāo)過程的法定程序，無相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，故招標(biāo)項(xiàng)目設(shè)置述標(biāo)程序應(yīng)不違反招標(biāo)投標(biāo)相關(guān)法律法規(guī)的要求，不得以現(xiàn)場述標(biāo)代替投標(biāo)文件。為此，招標(biāo)人或招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)注意以下事項(xiàng)，否則，可能出現(xiàn)違法違規(guī)、低效、干擾正常評(píng)審等情形。
（1）述標(biāo)的目的是使評(píng)標(biāo)專家充分了解投標(biāo)人投標(biāo)文件相關(guān)內(nèi)容，尤其是技術(shù)部分，輔助評(píng)標(biāo)專家進(jìn)行評(píng)審。但是，若參與的投標(biāo)人數(shù)量較多，可能造成評(píng)標(biāo)時(shí)間冗長，降低評(píng)標(biāo)效率。所以，述標(biāo)程序一般設(shè)置在初步評(píng)審后詳細(xì)評(píng)審前，且評(píng)標(biāo)專家已初步審閱了投標(biāo)人的投標(biāo)文件。
（2）若述標(biāo)內(nèi)容與招標(biāo)文件、投標(biāo)文件實(shí)質(zhì)性內(nèi)容存在重大偏離，一是會(huì)給評(píng)標(biāo)專家評(píng)審過程中造成困擾；二是若招標(biāo)文件約定述標(biāo)內(nèi)容為投標(biāo)文件的組成部分，可能會(huì)產(chǎn)生投標(biāo)方案的不唯一，進(jìn)而造成投標(biāo)人廢標(biāo)和評(píng)標(biāo)的程序性錯(cuò)誤（即已完成初步評(píng)審后產(chǎn)生的廢標(biāo)情形）。故招標(biāo)文件應(yīng)事先約定述標(biāo)內(nèi)容與招標(biāo)文件、投標(biāo)文件不得存在重大偏離；若產(chǎn)生重大偏離，應(yīng)以投標(biāo)文件為準(zhǔn)，或可避免上述情形的發(fā)生。
此外，述標(biāo)過程設(shè)置的專家與述標(biāo)人員問答互動(dòng)環(huán)節(jié)，可能出現(xiàn)述標(biāo)人員與評(píng)標(biāo)專家的接觸，進(jìn)而造成專家信息和評(píng)審信息的泄露。招標(biāo)人應(yīng)做好相應(yīng)保密工作，如可采用遠(yuǎn)程視頻、單獨(dú)設(shè)置符合單向隔離要求的述標(biāo)室等。
（3）招標(biāo)人或代理機(jī)構(gòu)應(yīng)組織述標(biāo)工作按計(jì)劃有序開展，避免出現(xiàn)評(píng)標(biāo)現(xiàn)場混亂、述標(biāo)時(shí)間冗長，不利于評(píng)標(biāo)的進(jìn)行。招標(biāo)人或代理機(jī)構(gòu)應(yīng)做好以下幾方面的工作：一是現(xiàn)場準(zhǔn)備，包括述標(biāo)室、設(shè)施設(shè)備等，場地布置應(yīng)簡潔明了，便于述標(biāo)展示和評(píng)委觀看，設(shè)置明顯的座位標(biāo)識(shí)，方便參與者快速就座；二是確定各投標(biāo)人的述標(biāo)順序或排序規(guī)則，對(duì)述標(biāo)現(xiàn)場實(shí)行封閉式管理，設(shè)立簽到臺(tái)，核對(duì)身份并發(fā)放相關(guān)資料，禁止無關(guān)人員進(jìn)入，以保證現(xiàn)場秩序；三是規(guī)范述標(biāo)流程，包括開場環(huán)節(jié)、述標(biāo)環(huán)節(jié)、問答環(huán)節(jié)、結(jié)束環(huán)節(jié)等；四是應(yīng)急處理，預(yù)設(shè)可能出現(xiàn)的突發(fā)情況（如設(shè)備故障、人員缺席等），制定應(yīng)對(duì)措施，確保一旦發(fā)生問題能夠迅速、有效地進(jìn)行處理，將影響降到最低。
（4）評(píng)標(biāo)專家應(yīng)結(jié)合述標(biāo)內(nèi)容、問答情況，以投標(biāo)文件為依據(jù)客觀、公正評(píng)審，不得脫離投標(biāo)文件，也不得曲解投標(biāo)人的述標(biāo)內(nèi)容或接受投標(biāo)人的某種暗示。
三、述標(biāo)機(jī)制的建立與述標(biāo)方法創(chuàng)新
目前述標(biāo)程序、方法、要求都沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，也存在可能泄露專家信息、評(píng)審信息等違法違規(guī)情形，但不應(yīng)該否定述標(biāo)的重要性，尤其是書面投標(biāo)文件無法完全表達(dá)投標(biāo)人的工作理念、思路或書面投標(biāo)文件不便表達(dá)的內(nèi)容。投標(biāo)人的述標(biāo)對(duì)項(xiàng)目投標(biāo)、中標(biāo)后實(shí)施影響較大的項(xiàng)目，如某些創(chuàng)意、設(shè)想、設(shè)計(jì)類項(xiàng)目，更應(yīng)該重視述標(biāo)程序的設(shè)置。為使述標(biāo)機(jī)制更好服務(wù)項(xiàng)目投標(biāo)、項(xiàng)目實(shí)施，規(guī)避述標(biāo)帶來的風(fēng)險(xiǎn)，以下就述標(biāo)機(jī)制與方法創(chuàng)新展開探討。
1.述標(biāo)制度的建立、健全
建立、完善述標(biāo)制度，可以更好地輔助評(píng)標(biāo)專家科學(xué)、擇優(yōu)完成評(píng)審工作，更利于招標(biāo)人選擇最合適的供應(yīng)商，確保項(xiàng)目的成功實(shí)施。
（1）明確述標(biāo)要求與標(biāo)準(zhǔn)：制定詳盡的述標(biāo)規(guī)范，明確述標(biāo)的程序、內(nèi)容、格式、提交方式、時(shí)間限制等具體要求，確保投標(biāo)人清楚了解述標(biāo)過程應(yīng)遵循的規(guī)則。同時(shí)，設(shè)定客觀、公正、可量化評(píng)估的述標(biāo)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，包括但不限于技術(shù)方案的創(chuàng)新性、可行性、經(jīng)濟(jì)性，實(shí)施團(tuán)隊(duì)的專業(yè)能力、經(jīng)驗(yàn)，服務(wù)質(zhì)量承諾的可靠性等。
（2）強(qiáng)化述標(biāo)保密機(jī)制：建立嚴(yán)格的述標(biāo)過程保密制度，規(guī)定只有授權(quán)的述標(biāo)人員進(jìn)入述標(biāo)現(xiàn)場，防止信息泄露。同時(shí)，對(duì)違反保密規(guī)定的責(zé)任主體進(jìn)行嚴(yán)厲處罰，增強(qiáng)制度威懾力。
（3）加強(qiáng)述標(biāo)培訓(xùn)與指導(dǎo)：定期舉辦述標(biāo)培訓(xùn)活動(dòng)，幫助招標(biāo)人、代理機(jī)構(gòu)、投標(biāo)人了解述標(biāo)規(guī)則，明確招標(biāo)投標(biāo)各參與方的職責(zé)及應(yīng)遵守的規(guī)則。
（4）持續(xù)優(yōu)化述標(biāo)制度：根據(jù)述標(biāo)實(shí)踐情況，定期對(duì)述標(biāo)制度進(jìn)行評(píng)估，查找存在的問題，提出改進(jìn)措施，不斷優(yōu)化述標(biāo)流程、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)則等，提高述標(biāo)制度的科學(xué)性和有效性。
2.述標(biāo)方法創(chuàng)新
述標(biāo)的目的是輔助評(píng)標(biāo)專家更深入了解投標(biāo)人投標(biāo)文件的整體思路與內(nèi)容，了解投標(biāo)人的綜合實(shí)力和競爭優(yōu)勢，為項(xiàng)目實(shí)施與合同履行評(píng)選出最佳供應(yīng)商。述標(biāo)方式方法不限于目前常用的現(xiàn)場講述、互動(dòng)問答等方式、環(huán)節(jié)，可以根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際以述標(biāo)目的為宗旨創(chuàng)新出更多的方法、方式、環(huán)節(jié)。為此，招標(biāo)人應(yīng)鼓勵(lì)或允許投標(biāo)人創(chuàng)新述標(biāo)方式、方法。
（1）創(chuàng)新演示形式：根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)創(chuàng)新述標(biāo)的形式，如采用線上線下結(jié)合的方式（如遠(yuǎn)程直播述標(biāo)+現(xiàn)場答疑）、小組討論式述標(biāo)（投標(biāo)人多部門負(fù)責(zé)人、各專業(yè)工程師聯(lián)合講述各自領(lǐng)域的解決方案）、角色扮演式述標(biāo)（模擬實(shí)際工作場景進(jìn)行演示）、視頻錄制等。如述標(biāo)人員可以置身項(xiàng)目現(xiàn)場或已完成的類似項(xiàng)目現(xiàn)場，結(jié)合現(xiàn)場實(shí)際與投標(biāo)文件內(nèi)容進(jìn)行述標(biāo)，更有助于評(píng)價(jià)投標(biāo)人綜合實(shí)力。
（2）述標(biāo)內(nèi)容呈現(xiàn)方式：如利用圖表、動(dòng)畫、三維模型等多媒體手段展示關(guān)鍵數(shù)據(jù)和指標(biāo)，使復(fù)雜的技術(shù)信息和成果變得易于理解和記憶。
（3）述標(biāo)環(huán)節(jié)多樣性：述標(biāo)環(huán)節(jié)除項(xiàng)目講述、互動(dòng)問答外，也可根據(jù)項(xiàng)目需要，增加已完成項(xiàng)目的客戶點(diǎn)評(píng)、受益群體或相關(guān)方的評(píng)價(jià)等，用第三方的真實(shí)反饋來證明投標(biāo)人的服務(wù)質(zhì)量、項(xiàng)目執(zhí)行力以及方案的實(shí)際效果。
四、結(jié)語
總之，是否需要組織述標(biāo)以及如何組織述標(biāo)，由招標(biāo)人根據(jù)項(xiàng)目情況決定。述標(biāo)具有兩面性，適用不當(dāng)，有可能引發(fā)違反現(xiàn)行招標(biāo)投標(biāo)相關(guān)法律法規(guī)的情形；適用得當(dāng)，將對(duì)項(xiàng)目招標(biāo)評(píng)審以及后期實(shí)施存在更多幫助?，F(xiàn)階段，建議建立健全述標(biāo)相關(guān)法律法規(guī)制度體系，運(yùn)用多種手段，尤其是現(xiàn)代科技手段規(guī)避存在的風(fēng)險(xiǎn)，更好服務(wù)項(xiàng)目招標(biāo)評(píng)審，以便述標(biāo)真正有利于供應(yīng)商的遴選與項(xiàng)目的實(shí)施。
