基于項目管理視角的國企招標采購風險管控與應用
本文首發(fā)于《招標采購管理》2024年第6期。
作 者：謝 蓉
作者單位：上海百通項目管理咨詢有限公司核心閱讀：
本文引入項目管理知識體系，將招標采購活動分為規(guī)劃決策、實施、履約管控和收尾四個階段，并結(jié)合某商業(yè)項目的招標采購風險管控策略進行研究。文章認為，在明確項目風險的基礎(chǔ)上，分階段做好風險管控工作，可以有效控制采購風險，進一步提高采購效率。
一、前言
國企招標采購活動中會出現(xiàn)各種風險，這些風險通常具有不確定性和不可抗性，常規(guī)的風險管控策略不能有效應用在所有類型的招標采購活動中，所以在招標采購前，應提前做好風險分析及預案，努力將風險控制在最小范圍內(nèi)，方可保障采購的順利開展和企業(yè)良好利益。
本文以某國企的某商業(yè)項目開業(yè)櫥窗招標采購為例，結(jié)合項目管理理論，將招標采購活動分為規(guī)劃決策、實施、履約管控和收尾四個階段，并進行不同階段的實際應用分析。該項目位于當?shù)刂匾鹑诳萍紖^(qū)，為了烘托開業(yè)氛圍和增強外立面視覺效果，需運用符合開業(yè)氛圍的藝術(shù)設(shè)計來打造高端商業(yè)性的外立面櫥窗。招標需求和事項于2022年6月提出，要求在8月開業(yè)前完成，由于該采購事項未列入原年度采購計劃，屬臨時新增項，時間緊、任務重，對招標采購管理是很大的考驗。
二、規(guī)劃決策階段的風險管理與項目應用分析
規(guī)劃決策階段是整個招標采購管理工作的第一步，也是開展后續(xù)管理工作的基礎(chǔ)。該階段的重點是明確采購需求和采購目標，做出采購決策，并設(shè)計初步的采購方案。
（一）風險分析
采購需求的確定基于國企的內(nèi)外部環(huán)境，環(huán)境的變化將導致招標采購的內(nèi)容、數(shù)量和標準等要求也發(fā)生變化，企業(yè)可能面臨著資源浪費或招標采購重復性工作的風險。與其他風險成因相比，國企內(nèi)外部環(huán)境變化所帶來的風險很難控制。如果在規(guī)劃決策階段能夠合理有效運用項目管理知識體系，將會為招標采購目標系統(tǒng)建立的準確性和采購方案設(shè)計的科學性奠定重要基礎(chǔ)。
（二）風險管控策略
1.明確采購需求信息
依托項目基本情況，做好市場調(diào)查活動。項目基本情況包含資金來源、項目規(guī)模、技術(shù)標準等基礎(chǔ)信息。規(guī)劃決策階段應做到描述清晰且準確，最好對招標內(nèi)容和范圍進行量化，避免模棱兩可的表述，否則后期很容易導致合同雙方的理解偏差和爭議，處理這些爭議不僅耗費人力物力，還會消耗很多的時間成本。
2.確定合理且有競價空間的采購預算
前期可以通過網(wǎng)上信息價搜索及線下門店售價詢問等方式收集市場信息，也可以同步在企業(yè)內(nèi)開展調(diào)研工作，對標同類項目，通過指標測算確定合理且有競價空間的采購預算。
3.重視風險意識的培養(yǎng)
風險意識培養(yǎng)要從各個層面著手，尤其是領(lǐng)導層，領(lǐng)導層具有決策權(quán)，對招標采購管控有著至關(guān)重要的影響。規(guī)劃決策階段應前置化與領(lǐng)導層的溝通，提前做好溝通確認，減少實施階段出現(xiàn)采購目標方向變化的情況，避免影響招標采購進度。
（三）項目應用分析
對于某商業(yè)項目開業(yè)櫥窗采購，需重點關(guān)注四方面內(nèi)容。
一是確定基本需求信息。采購內(nèi)容包含5個櫥窗點位，承辦方需根據(jù)要求提供整體創(chuàng)意設(shè)計展示方案、安裝搭建、現(xiàn)場維護、撤場等，創(chuàng)意原則要求整體偏暖色調(diào)且櫥窗形成系列感，櫥窗展陳時間為1年。
二是預估采購預算。由于不同項目的設(shè)計方案和實施工藝不同，無法簡單進行預算金額對標，參考企業(yè)內(nèi)部同類的2022年櫥窗采購項目，初步選取櫥窗面積為對標指標，通過面積折算，并結(jié)合本項目市場調(diào)研情況，確定采購預算為78萬元，預算測算較為合理。
三是采購基本需求確定后，通過在當?shù)亻_展小范圍的櫥窗設(shè)計公司摸排活動，確保市場上有足夠數(shù)量的潛在投標單位，避免出現(xiàn)市場上滿足條件的投標單位過少的情況，從而為后續(xù)招標采購活動的順利開展打下基礎(chǔ)。
四是在做出最終決策之前一直與領(lǐng)導層保持有效溝通，確保采購需求和目標的準確性，并降低后期采購需求變動的可能性。
三、實施階段的風險管理與項目應用分析
實施階段是招標采購活動中工作量最大的環(huán)節(jié)，通過招標采購確定中標單位，簽訂執(zhí)行合同。該階段程序較多且涉及范圍較廣，關(guān)鍵要做到嚴格管理、擇優(yōu)選出最合適的中標單位。
（一）風險分析
國企招標采購中仍存在著招標采購文件審查不嚴格、評標定標監(jiān)管不到位等現(xiàn)象，應嚴格杜絕。同時，招標采購是一項專業(yè)性很強的工作，不但需要招標采購人員（以下簡稱招采人員）具備扎實的專業(yè)知識，還需要具備較強的突發(fā)情況處理能力，但在實際工作中，一些招采人員業(yè)務不熟、法規(guī)不懂且應變能力不強，無形中增加了招標采購風險的發(fā)生幾率。
（二）風險管控策略
1.提升招采人員專業(yè)能力
招采人員要深刻理解國家、地方法律法規(guī)及企業(yè)招采制度，在此基礎(chǔ)上做到靈活應用。同時，制訂并細化規(guī)劃階段的采購方案，只有采購方案切實可行，后期各項工作才能順利開展。
2.加大招標采購關(guān)鍵節(jié)點監(jiān)查力度
管理人員應嚴格監(jiān)督招標采購實施活動，合理設(shè)置管理的關(guān)鍵節(jié)點，如入圍單位資格審查、評標過程和定標結(jié)果審核等，原則是確保關(guān)鍵節(jié)點切合項目規(guī)模和需求，同時符合法律法規(guī)要求，能有效防范風險。
3.做好合同授予和交底環(huán)節(jié)管理
由招采人員牽頭主持，中標人、采購需求部門、業(yè)務部門及其他相關(guān)人員共同參與。在合同簽約前，分解合同內(nèi)容，讓各參與方知悉合同核心條款和技術(shù)驗收標準，明確各方責任義務，在合同確認無異議的情況下再組織簽約。
（三）項目應用分析
一是制定采購方案。根據(jù)企業(yè)采購制度，櫥窗采購項目采用邀請招標。根據(jù)采購完成節(jié)點，倒排招標采購時間。為保證櫥窗的落地效果，投標單位入圍資格要求設(shè)置為近兩年具有兩個及以上的櫥窗服務或美陳服務相關(guān)業(yè)績。評標辦法采用綜合評審法，總分100分，其中技術(shù)分60分、商務分40分。技術(shù)標評審因素以櫥窗設(shè)計方案和工藝效果為評分重點，盡可能選擇出最符合項目調(diào)性、具有高端商業(yè)性的設(shè)計方案。
二是將入圍單位資格審查、評標過程確定為招標采購管理的關(guān)鍵節(jié)點并加強審查。嚴查招標文件中設(shè)置有不合理條款、投標單位不符合入圍條件但仍然入圍、入圍投標單位之間有利益關(guān)聯(lián)、評標時應當否決但未否決等情況，一旦發(fā)現(xiàn)，立即叫停并責令改正。經(jīng)審查，櫥窗采購中未出現(xiàn)上述情況，共有4家單位成功入圍，且均未觸及否決投標條款，評標打分及匯總也無誤，最終確定某文化傳播有限公司為中標人。
三是合同簽署前，招采人員召開合同交底會，向乙方項目負責人申明相關(guān)內(nèi)容：不得更換團隊主創(chuàng)人員，對接業(yè)務人員必須及時響應業(yè)主需求；櫥窗施工需在8月20日前完成，8月21日必須出街，乙方需要合理安排節(jié)點管控計劃和施工搭建計劃，不得耽誤出街節(jié)點；櫥窗展示期間需定期維護，出現(xiàn)損壞應在24小時內(nèi)安排人員修復；考慮到疫情防控要求，乙方需做好疫情防控應急預案，不得耽誤施工工期。甲乙雙方均明確表示已知曉各自責任義務并承諾會嚴格按合同執(zhí)行，合同履行中未出現(xiàn)爭議。
四、履約管控階段的風險管理與項目應用分析
履約管控階段主要是監(jiān)督并規(guī)范中標人履約行為，確保合同約定的工作內(nèi)容順利執(zhí)行。該階段工作內(nèi)容主要包括合同實施效果管理、合同管理等方面。
（一）風險分析
招采人員在完成采購工作后，合同的執(zhí)行和對接便轉(zhuǎn)移給業(yè)務部門和中標人。由于業(yè)務部門風險管控意識不強，合同履行中有時會出現(xiàn)未嚴格按合同執(zhí)行的情況，如使用合同清單中未出現(xiàn)的清單項、付款不及時、中標人的服務質(zhì)量達不到驗收標準等。這些問題不但影響合同的正常履行，還會給后期的巡查、審計等埋下極大的風險隱患。
（二）風險管控策略
1.加強合同執(zhí)行部門和工作人員的風險意識
對管理人員、招采人員和相關(guān)業(yè)務人員開展風險識別與管理培訓，提高其合規(guī)意識和風險意識。管理人員需加大合同履約檢查力度，對乙方執(zhí)行質(zhì)量和金額支付情況定期跟蹤，并整合梳理檢查成果，分析其中的不足或違規(guī)之處，為以后的合同管理提供經(jīng)驗教訓。
2.建立并完善中標單位履約評價制度
履約評價應在合同執(zhí)行完畢后及時開展，對于重大項目合同，可以在合同中約定工作量完成約50%時增加一次中期評價。評價方式主要采取“合格+打分制”，評價因素可包含中標單位配合意愿、服務主動性、服務品質(zhì)、服務效果等，業(yè)務部門和管理人員、招采人員均應參與評價。對于評價不合格的中標單位，及時召開約談會并作出處罰；對于評價合格且得分較高的單位，增加其參與后續(xù)投標的機會或報價評分時予以一定優(yōu)惠。
3.政府部門應主動擔起國企采購監(jiān)管的主導角色
相關(guān)政府部門應積極履行職責，主動擔起國企采購監(jiān)管主導角色。在監(jiān)管采購、履約行為過程中，政府部門要嚴格遵循法律法規(guī)，多方位開展監(jiān)管工作，確保招標采購的規(guī)范性。
（三）項目應用分析
一是在合同簽署完成后，由招采人員牽頭，定期組織櫥窗合同的使用部門參與合同執(zhí)行和管理培訓，先后組織了2次培訓，重點培訓合同履約注意事項和風險防范意識，反復重申合同范圍、內(nèi)容和驗收結(jié)算標準，強調(diào)若乙方提交的付款申請達不到合同約定的驗收標準，堅決不予結(jié)算。同時，要求管理人員也定期參與檢查，未發(fā)現(xiàn)違規(guī)之處。
二是合同執(zhí)行完畢后，立即開展履約評價，對乙方響應效率、櫥窗成品質(zhì)感和效果進行綜合打分，最終乙方獲得74.5分，評價合格。
五、收尾階段的風險管理與項目應用分析
收尾階段是招標采購管理的最后一環(huán)，該階段的主要工作是驗收招標采購工作內(nèi)容，并交付工作成果。同時，回顧、匯總招標采購中的問題，分析問題緣由，并進行有效處理。
（一）風險管控策略
1.復核
對招標采購工作內(nèi)容和工作量進行復核，確保所有成果達到驗收標準，復核無誤后組織交付工作。如果招標采購中發(fā)生獎懲或索賠，需要及時處理，不可故意拖延。
2.歸檔
對招標采購資料、信息進行整理，建立全過程記錄檔案，并做好檔案維護工作，以方便日后查詢和抽檢。
3.總結(jié)
盤點招標采購過程和工作成果，并進行科學評估，總結(jié)經(jīng)驗和吸取教訓，為后續(xù)招標采購工作提供參考和借鑒。
（二）項目應用分析
開業(yè)櫥窗項目從決策到合同執(zhí)行，項目管理知識體系的融入使得整個過程未出現(xiàn)工作反復和雙方爭議情況，前期工作的每一步都為后續(xù)步驟打下堅實基礎(chǔ)，大大提高了采購時效。根據(jù)采購計劃，采購活動提前6天完成，為櫥窗施工預留了充足時間。
六、結(jié)論
上述項目應用證明，在國企采購中引入項目管理知識體系，將招標采購活動劃分為規(guī)劃決策、實施、履約管控和收尾四個階段，分階段對招標采購進行管理，可以有效降低采購風險，提高采購時效，保障采購的公平公正和順利實施。
