采購(gòu)計(jì)劃管理作為采購(gòu)工作的重要一環(huán)，是提升采購(gòu)質(zhì)量的根本途徑之一。本文分析了EPC模式下電力工程建設(shè)項(xiàng)目前期采購(gòu)計(jì)劃管理中的要點(diǎn)問(wèn)題，提出優(yōu)化措施，對(duì)類似項(xiàng)目采購(gòu)管理具有一定借鑒意義。

一

引言

在EPC模式下電力工程建設(shè)項(xiàng)目前期，業(yè)主公司自行采購(gòu)的項(xiàng)目主要有項(xiàng)目征地、廠前區(qū)、倒班宿舍等子項(xiàng)勘察設(shè)計(jì)/采購(gòu)/施工、項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)的專題等服務(wù)，采購(gòu)工作受政策影響和政府支持力度影響較大，采購(gòu)計(jì)劃管理面臨的影響因素較多、難度較大，本文就計(jì)劃管理工作可能存在的主要問(wèn)題進(jìn)行分析，提出管理優(yōu)化建議。

二

計(jì)劃管理存在的主要問(wèn)題

1.計(jì)劃準(zhǔn)確性不高

計(jì)劃準(zhǔn)確性不高，主要體現(xiàn)在四個(gè)方面。一是對(duì)政策研究不透或市場(chǎng)調(diào)研不充分，導(dǎo)致采購(gòu)計(jì)劃編制不合理，時(shí)間節(jié)點(diǎn)等設(shè)置不科學(xué)。如，政策要求開(kāi)展某項(xiàng)目立項(xiàng)前需先行開(kāi)展某幾項(xiàng)專題工作，將專題成果作為立項(xiàng)支持性材料，但由于未掌握政策要求，計(jì)劃中未列出專題服務(wù)采購(gòu)工作；對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目合同實(shí)施周期掌握不準(zhǔn)確，導(dǎo)致無(wú)法按期完成合同標(biāo)的。二是因上一層級(jí)進(jìn)度計(jì)劃發(fā)布時(shí)間晚（如年度進(jìn)度計(jì)劃等），影響部分采購(gòu)計(jì)劃條目編制。如項(xiàng)目前期受核準(zhǔn)等因素影響，第二年的工程進(jìn)度計(jì)劃發(fā)布時(shí)間往往在當(dāng)年年底，開(kāi)展采購(gòu)計(jì)劃編制時(shí)缺少?gòu)?qiáng)有力的上級(jí)計(jì)劃執(zhí)行。三是受外部環(huán)境/因素影響（如項(xiàng)目核準(zhǔn)、地方政府征地進(jìn)度、業(yè)主與總包單位分工確定等），因前置條件未實(shí)現(xiàn)導(dǎo)致后續(xù)工作無(wú)法按期開(kāi)展。如征地工作涉及廣大群眾的切身利益，影響面廣、情況復(fù)雜，尤其是處理爭(zhēng)議地等歷史遺留問(wèn)題時(shí)，征地工作進(jìn)度很可能滯后于計(jì)劃，進(jìn)而影響場(chǎng)平等后續(xù)工作開(kāi)展。四是采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行不到位，如存在延期立項(xiàng)、設(shè)計(jì)無(wú)法按期固化等情況，影響采購(gòu)工作正常推進(jìn)?；蚴菤w口管理部門(mén)編制采購(gòu)計(jì)劃時(shí)預(yù)留時(shí)間不足或?qū)Σ少?gòu)計(jì)劃執(zhí)行管理不足等因素，導(dǎo)致計(jì)劃執(zhí)行偏離計(jì)劃時(shí)間。

2.計(jì)劃匹配性不強(qiáng)

采購(gòu)計(jì)劃內(nèi)部或采購(gòu)計(jì)劃與上一層級(jí)計(jì)劃匹配性不強(qiáng)，主要體現(xiàn)在如下兩個(gè)方面。一是歸口管理部門(mén)在編制采購(gòu)計(jì)劃時(shí)未嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)計(jì)劃，或計(jì)劃管理部門(mén)審查計(jì)劃時(shí)未發(fā)現(xiàn)計(jì)劃間不匹配的情況，導(dǎo)致采購(gòu)計(jì)劃與上級(jí)進(jìn)度計(jì)劃（如年度工程計(jì)劃等）不匹配，核心問(wèn)題在于歸口管理部門(mén)對(duì)計(jì)劃的重視程度不夠，缺乏計(jì)劃剛性意識(shí)，對(duì)上級(jí)進(jìn)度計(jì)劃沒(méi)吃透或執(zhí)行起來(lái)打折扣。采購(gòu)歸口管理部門(mén)匯總各部門(mén)采購(gòu)需求計(jì)劃后，應(yīng)組織計(jì)劃管理部門(mén)審查，審查重點(diǎn)是采購(gòu)計(jì)劃與上級(jí)進(jìn)度計(jì)劃的匹配性。二是采購(gòu)計(jì)劃內(nèi)部各專業(yè)領(lǐng)域計(jì)劃條目匹配度不高，前后銜接不緊密（如出圖計(jì)劃與施工計(jì)劃等），或者采用倒排工期時(shí)，壓縮專業(yè)領(lǐng)域工作周期導(dǎo)致專業(yè)領(lǐng)域所需時(shí)間不足。在工期緊張的情況下，各部門(mén)均希望為本部門(mén)工作爭(zhēng)取更為寬松的時(shí)間窗口，若采購(gòu)部門(mén)協(xié)調(diào)無(wú)果，應(yīng)提請(qǐng)計(jì)劃管理部門(mén)甚至公司領(lǐng)導(dǎo)裁決，提高計(jì)劃匹配性。三是涉及捐贈(zèng)的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)確認(rèn)已列入捐贈(zèng)計(jì)劃并獲批。若捐贈(zèng)計(jì)劃獲批時(shí)間晚于采購(gòu)計(jì)劃，應(yīng)協(xié)調(diào)捐贈(zèng)事項(xiàng)管理部門(mén)提前與上級(jí)管理單位溝通，避免前后邏輯倒置。

3.計(jì)劃完整性不高

計(jì)劃完整性不高，計(jì)劃外采購(gòu)項(xiàng)目偏多。一是歸口管理部門(mén)在提交采購(gòu)需求計(jì)劃時(shí)，未充分收集歸口管理業(yè)務(wù)領(lǐng)域采購(gòu)需求，導(dǎo)致出現(xiàn)計(jì)劃外采購(gòu)項(xiàng)目。各歸口管理部門(mén)（如安全管理部門(mén)作為勞保物品歸口管理部門(mén)），應(yīng)主動(dòng)向各部門(mén)收集其歸口領(lǐng)域的采購(gòu)需求。二是歸口管理部門(mén)對(duì)本領(lǐng)域工作管理存在不足或研究不夠深入等原因?qū)е掠?jì)劃缺失。如周期性合同（包括物業(yè)服務(wù)、專題等）到期前需再次采購(gòu)、但未列入采購(gòu)計(jì)劃；年度工作計(jì)劃中本部門(mén)有關(guān)工作未分解落實(shí)至采購(gòu)計(jì)劃中；僅考慮工程主體施工，未考慮水電等輔助設(shè)施安裝接入等。

4.采購(gòu)項(xiàng)目零散、公開(kāi)采購(gòu)占比率低

采購(gòu)項(xiàng)目零散、公開(kāi)采購(gòu)占比率低，導(dǎo)致采購(gòu)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)較大。一是歸口管理部門(mén)在采購(gòu)策劃方面長(zhǎng)遠(yuǎn)性考慮不足，未能有效整合同類型的采購(gòu)項(xiàng)目或潛商為同一家單位的單一來(lái)源采購(gòu)項(xiàng)目（如關(guān)聯(lián)交易、與行業(yè)協(xié)會(huì)合作項(xiàng)目等），造成采購(gòu)效率低下、公開(kāi)采購(gòu)率較低。二是采購(gòu)周期設(shè)置不合理，周期性采購(gòu)合同的服務(wù)期限設(shè)置過(guò)短。三是合規(guī)意識(shí)不強(qiáng)，由于采購(gòu)策劃不合理，先后開(kāi)展的兩次采購(gòu)活動(dòng)中出現(xiàn)“小馬拉大車的情況”（主要是信息化類項(xiàng)目），存在合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。

5.重視程度不足

業(yè)務(wù)部門(mén)一把手忙于其他事務(wù)，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃重視不夠，未能抽出足夠時(shí)間充分研究采購(gòu)需求，有時(shí)將工作安排下去后不再主動(dòng)過(guò)問(wèn)工作進(jìn)展，而是等下屬來(lái)匯報(bào)。

6.兼職采購(gòu)計(jì)劃管理員業(yè)務(wù)能力不足

兼職采購(gòu)計(jì)劃管理員，負(fù)責(zé)組織編制本部門(mén)采購(gòu)需求計(jì)劃，業(yè)務(wù)能力的強(qiáng)弱直接影響計(jì)劃管理水平。一般情況下，各部門(mén)往往將較為年輕的員工安排為兼職管理員，相對(duì)來(lái)講年輕員工采購(gòu)計(jì)劃管理經(jīng)驗(yàn)不夠豐富，成為采購(gòu)計(jì)劃管理領(lǐng)域的薄弱環(huán)節(jié)。

7.采購(gòu)管理部門(mén)過(guò)程介入與指導(dǎo)需加強(qiáng)

采購(gòu)管理部門(mén)向各部門(mén)布置采購(gòu)計(jì)劃編制工作后，需與各部門(mén)兼職采購(gòu)計(jì)劃管理員保持溝通，了解工作進(jìn)展與存在的困難，不定期召開(kāi)碰頭會(huì)，推動(dòng)工作。同時(shí)，要注意溝通方式方法，取得廣泛理解與支持。

三

計(jì)劃管理優(yōu)化措施

為盡可能避免上述問(wèn)題出現(xiàn)，需做好管理優(yōu)化工作。

1.強(qiáng)化調(diào)查研究，提升采購(gòu)計(jì)劃準(zhǔn)確性

編制采購(gòu)需求計(jì)劃前，歸口管理部門(mén)應(yīng)充分收集并研究法律法規(guī)、國(guó)家政策文件（必要時(shí)委托專業(yè)律所提供支持），深入開(kāi)展市場(chǎng)調(diào)研，對(duì)于涉及地方政府的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)與政府充分溝通，分析存在的風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)措施，提高計(jì)劃編制的準(zhǔn)確性。對(duì)于重點(diǎn)、難點(diǎn)工作，應(yīng)適當(dāng)提前啟動(dòng)，留有余量。

2.加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，提高采購(gòu)計(jì)劃匹配性

匹配性體現(xiàn)在采購(gòu)計(jì)劃與上級(jí)進(jìn)度計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃與同級(jí)施工/設(shè)計(jì)計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃內(nèi)部匹配性三個(gè)方面。采購(gòu)計(jì)劃歸口管理部門(mén)應(yīng)通知計(jì)劃管理部門(mén)審查采購(gòu)計(jì)劃與上級(jí)進(jìn)度計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃與同級(jí)施工/設(shè)計(jì)計(jì)劃的匹配性，若出現(xiàn)不匹配情況，應(yīng)協(xié)調(diào)解決。對(duì)于采購(gòu)計(jì)劃內(nèi)部匹配性，采購(gòu)計(jì)劃歸口管理部門(mén)應(yīng)予以審查，重點(diǎn)審查設(shè)計(jì)/施工等相關(guān)聯(lián)項(xiàng)目（如同一項(xiàng)目的設(shè)計(jì)計(jì)劃與施工招標(biāo)計(jì)劃匹配性，辦公樓施工招標(biāo)計(jì)劃與行政后勤工作采購(gòu)計(jì)劃的匹配性等），必要時(shí)組織會(huì)議研究。若出現(xiàn)因工期緊張等情況導(dǎo)致各計(jì)劃壓縮，應(yīng)合理解決。

3.壓實(shí)責(zé)任，提高采購(gòu)計(jì)劃完整性

可在程序文件中明確由歸口管理部門(mén)組織收集、審查形成歸口管理領(lǐng)域的采購(gòu)需求計(jì)劃，同時(shí)，要求各歸口管理部門(mén)建立本部門(mén)合同管理臺(tái)賬，專題管理部門(mén)建立專題管理臺(tái)賬、列明專題成果失效時(shí)間等信息，物資管理部門(mén)應(yīng)建立物資存量動(dòng)態(tài)臺(tái)賬并定期盤(pán)庫(kù)，及時(shí)提出完整的采購(gòu)需求計(jì)劃。

歸口管理部門(mén)應(yīng)對(duì)本領(lǐng)域的采購(gòu)需求進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，結(jié)合工程進(jìn)展和工作需要，定期分析、及時(shí)提出采購(gòu)需求計(jì)劃，盡可能避免出現(xiàn)緊急采購(gòu)。

4.增強(qiáng)合規(guī)意識(shí)，減少單一來(lái)源采購(gòu)項(xiàng)目

提高公開(kāi)采購(gòu)率。提前策劃，統(tǒng)籌安排，針對(duì)年度采購(gòu)計(jì)劃中單一來(lái)源項(xiàng)目，通過(guò)合并同類采購(gòu)項(xiàng)目、適當(dāng)延長(zhǎng)采購(gòu)周期等方式，降低單一來(lái)源采購(gòu)項(xiàng)目數(shù)量，提高公開(kāi)采購(gòu)率。

避免“小馬拉大車”問(wèn)題。強(qiáng)化采購(gòu)合規(guī)意識(shí)，合理安排采購(gòu)項(xiàng)目，尤其是對(duì)于信息化等類型采購(gòu)項(xiàng)目，避免因分批采購(gòu)、技術(shù)方面存在匹配性/延續(xù)性，導(dǎo)致后續(xù)采購(gòu)項(xiàng)目須采用單一來(lái)源采購(gòu)方式。

5.加強(qiáng)管理，提升采購(gòu)計(jì)劃管理水平

做好組織保障。組織編制年度采購(gòu)計(jì)劃前，成立專項(xiàng)工作小組，由公司領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人、采購(gòu)計(jì)劃員擔(dān)任小組成員，加強(qiáng)組織保障、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，提高各部門(mén)重視程度。通過(guò)組織召開(kāi)啟動(dòng)會(huì)、過(guò)程中不定期召開(kāi)審查會(huì)、事后召開(kāi)總結(jié)提升會(huì)等形式，充分利用各專業(yè)部門(mén)力量，加強(qiáng)過(guò)程把關(guān)和指導(dǎo)，保障采購(gòu)計(jì)劃編制質(zhì)量，提升采購(gòu)管理水平。

加強(qiáng)專業(yè)化人才隊(duì)伍建設(shè)。各部門(mén)兼職采購(gòu)計(jì)劃管理員在采購(gòu)業(yè)務(wù)領(lǐng)域知識(shí)儲(chǔ)備和從業(yè)時(shí)長(zhǎng)參差不齊，采購(gòu)計(jì)劃管理水平懸殊，需持續(xù)開(kāi)展與采購(gòu)有關(guān)的法律法規(guī)、程序和業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提高各部門(mén)采購(gòu)計(jì)劃管理水平，同時(shí)，積極鼓勵(lì)各部門(mén)新入職員工等參加培訓(xùn)，加強(qiáng)人才儲(chǔ)備。

持續(xù)開(kāi)展經(jīng)驗(yàn)反饋。通過(guò)開(kāi)展經(jīng)驗(yàn)反饋活動(dòng)，找出已采取糾正或預(yù)防措施的實(shí)施效果，可借鑒使用的改良建議和良好實(shí)踐，并加以總結(jié)利用，防止或避免同類或類似問(wèn)題發(fā)生。通過(guò)開(kāi)展經(jīng)驗(yàn)反饋活動(dòng)，可挖掘問(wèn)題產(chǎn)生的深層次原因，強(qiáng)化管理薄弱點(diǎn)，提升管理水平，同時(shí)，編制各類經(jīng)驗(yàn)反饋材料并進(jìn)行分類，為業(yè)務(wù)培訓(xùn)提供優(yōu)質(zhì)材料。

加強(qiáng)指導(dǎo)與監(jiān)督。采購(gòu)管理部門(mén)應(yīng)積極與各部門(mén)溝通，宣貫采購(gòu)計(jì)劃編制、執(zhí)行過(guò)程中需關(guān)注的問(wèn)題，提出有關(guān)建議和意見(jiàn)。對(duì)于部分涉及多部門(mén)的事項(xiàng)（如計(jì)劃的匹配性、地方協(xié)調(diào)的復(fù)雜問(wèn)題等），視情況組織專題會(huì)議研究解決。

強(qiáng)化考核。有效的績(jī)效考核能夠幫助企業(yè)達(dá)成目標(biāo)，提升管理水平。采購(gòu)管理部門(mén)應(yīng)協(xié)調(diào)考核部門(mén)將采購(gòu)計(jì)劃編制與執(zhí)行列入考核事項(xiàng)，以考核為抓手，促進(jìn)采購(gòu)管理及采購(gòu)合規(guī)水平提升。

四

結(jié)語(yǔ)

采購(gòu)工作在項(xiàng)目建設(shè)中起著至關(guān)重要的支撐作用，采購(gòu)計(jì)劃管理作為采購(gòu)管理的一個(gè)重要組成部分，是項(xiàng)目整體管理水平的一個(gè)側(cè)面體現(xiàn)。在項(xiàng)目建設(shè)實(shí)踐過(guò)程中，須持續(xù)優(yōu)化采購(gòu)計(jì)劃管理，提升采購(gòu)計(jì)劃編制、執(zhí)行水平，保障采購(gòu)工作質(zhì)量，為工程建設(shè)提供強(qiáng)有力的采購(gòu)支撐。

作者及作者單位：

潘峰，國(guó)核湛江核電有限公司

倪建偉，國(guó)核示范電站有限責(zé)任公司

來(lái)源：《招標(biāo)采購(gòu)管理》2023年第3期