酒店招標(biāo)采購的相關(guān)問題探討
編者按：
酒店行業(yè)發(fā)展迅速，規(guī)模越來越大，做好酒店采購管理成為影響采購質(zhì)量、保證酒店品質(zhì)的重要因素，也是規(guī)范國有資金使用、防止采購貪腐的重要途徑。本文以南京市某酒店為例，分析如何通過引入招標(biāo)投標(biāo)及政府采購中常用的采購方式高質(zhì)量完成酒店采購管理。
國家統(tǒng)計局近十年（2012—2021年）數(shù)據(jù)顯示，住宿業(yè)企業(yè)數(shù)量逐年增長，酒店行業(yè)發(fā)展達(dá)到新高度。酒店集住宿、餐飲、娛樂、購物等功能于一體，采購具有種類多、專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)，并且，該行業(yè)不乏國有資金投入。在此背景下，如何做好酒店采購管理成為越來越多人關(guān)注的重點(diǎn)。
一
某酒店招標(biāo)采購中存在的問題
南京市某酒店項目有國有資金投入。酒店籌備期聘請第三方咨詢單位參與物資采購工作，協(xié)助酒店方做好質(zhì)量控制及成本控制?；I備期前經(jīng)多方共同商討，確定以下招標(biāo)采購原則：一是分別組成采購、詢價、文件編制工作小組。采購小組提前做好市場調(diào)研，制定采購計劃，明確采購內(nèi)容及數(shù)量；咨詢單位負(fù)責(zé)向三家不同單位詢價，與詢價小組共同定價；文件編制小組根據(jù)項目實際情況，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)編制采購文件及清單。二是確定審批流程，保證流程清晰、審批規(guī)范。三是引入公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、詢價三種方式，根據(jù)項目類型、項目性質(zhì)、標(biāo)的額選擇合適的采購方式。
上述招標(biāo)采購措施在實施過程中效果不佳，分析主要問題出現(xiàn)在以下幾方面：一是需求與計劃偏差大。由于籌備期沒有實際經(jīng)營數(shù)據(jù)借鑒，數(shù)量或產(chǎn)品偏差大，造成臨時采購、積壓庫存、后期協(xié)調(diào)工作量大。二是控制價不符合當(dāng)下市場。酒店采購產(chǎn)品的價格受市場、政策、原材料等外界環(huán)境影響大，不具備參考性的控制價會導(dǎo)致優(yōu)質(zhì)潛在供應(yīng)商不愿投標(biāo)、項目流標(biāo)；三是招標(biāo)采購方案不科學(xué)。僅僅公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、詢價三種方式不能滿足酒店采購需求；四是招標(biāo)采購進(jìn)度冗長。由于存在項目流標(biāo)、定價困難、審批流程長等可能性，招標(biāo)采購的時間是不可控的，可能會趕不上酒店需求。
實際運(yùn)營的酒店往往會針對常規(guī)性項目分別組建供應(yīng)商庫。這種方式不僅可以節(jié)約招標(biāo)采購成本，簡化招標(biāo)采購流程，解決單一供應(yīng)商在時間、成本、供貨等方面無法滿足酒店需求的問題，而且長期合作的供應(yīng)商具有更大的讓利空間，合作更加順暢。但如何保證科學(xué)、公平、擇優(yōu)選取供應(yīng)商則值得深入研究。
二
解決對策
第一，實現(xiàn)采購方式的多樣性。引入競爭性談判、競爭性磋商、單一來源采購、框架協(xié)議采購，簡化招標(biāo)采購流程，縮短部分小標(biāo)的項目的招標(biāo)采購周期，減少招標(biāo)投標(biāo)成本，提高資金使用效率。豐富的招標(biāo)采購方式能夠增加招標(biāo)采購行為的靈活性，提高工作效率。
第二，明確采購需求。采購小組提前進(jìn)行市場調(diào)研，了解產(chǎn)品特點(diǎn)，知悉市場動態(tài)，針對采購時可能出現(xiàn)的陷阱提前制定對策，采購需求須在招標(biāo)采購文件及合同文件中全面體現(xiàn)。酒店要加強(qiáng)內(nèi)部控制，定期組織人員培訓(xùn)，普及采購流程，提高重視程度。
第三，科學(xué)制定評價標(biāo)準(zhǔn)。與工程項目招標(biāo)有所不同，貨物及服務(wù)的招標(biāo)采購，尤其是酒店行業(yè)的采購，大多不以價格主導(dǎo)評價標(biāo)準(zhǔn)，否則將嚴(yán)重影響采購質(zhì)量，降低酒店檔次。對于不同項目類型、背景及特征設(shè)置不同評價標(biāo)準(zhǔn)，是酒店方與招標(biāo)代理方重點(diǎn)關(guān)注的問題。只有制定科學(xué)的評價標(biāo)準(zhǔn)，才能擇優(yōu)選取供應(yīng)商。
第四，健全供應(yīng)商庫全過程管理制度。首先保證供應(yīng)商庫中供應(yīng)商的流動性。一方面，制定科學(xué)的引入方式。第一次公開招標(biāo)組建供應(yīng)商庫時評價標(biāo)準(zhǔn)采用客觀條件，以合格制的方式引入供應(yīng)商；另一方面，制定科學(xué)完善的考核機(jī)制，定期對庫內(nèi)供應(yīng)商進(jìn)行考核。對由于考核不合格而被移出供應(yīng)商庫的供應(yīng)商，酒店方及時書面告知其原因。其次是制定科學(xué)的評價標(biāo)準(zhǔn)。建議針對同一產(chǎn)品設(shè)置不同的品類分級，并告知庫內(nèi)所有供應(yīng)商，方便后續(xù)具體項目實施時使用供應(yīng)商庫。最后，引入采購管理系統(tǒng)，實時監(jiān)控庫內(nèi)所有供應(yīng)商情況。
具體項目實施時酒店方須制定最高限價。對于無特殊要求的一般項目，招標(biāo)人可向庫內(nèi)所有供應(yīng)商發(fā)出詢價函，投標(biāo)人須在滿足招標(biāo)人所提出的技術(shù)要求及品類分級的前提下以書面形式進(jìn)行合理報價。招標(biāo)人須選定滿足招標(biāo)人需求的報價最低投標(biāo)人為中標(biāo)人。對于有特殊要求的項目，招標(biāo)人可向庫內(nèi)所有供應(yīng)商發(fā)出邀請函，在需要供應(yīng)商報價的基礎(chǔ)上要求其就特殊需求提出具體方案，后期平行對比選擇最佳供應(yīng)商。假設(shè)庫內(nèi)所有供應(yīng)商均無法滿足，招標(biāo)人有權(quán)利通過公開招標(biāo)等形式擇優(yōu)選取供應(yīng)商。
第五，完善采購管理制度。結(jié)合自身業(yè)務(wù)情況及組織結(jié)構(gòu)情況等制定完善的采購管理制度，為酒店采購提供指導(dǎo)性文件。明確采購過程中每個部門的職責(zé)，梳理工作流程，保證需求部門能夠明確表述采購需求，采購人員能夠精準(zhǔn)判斷采購產(chǎn)品，審批人員能夠規(guī)范化審批，財務(wù)審核部門能有效成本控制。
第六，做好內(nèi)部控制。首先，要做好事前控制，落實審批制度，完善審批流程，加強(qiáng)監(jiān)督力度，建立追責(zé)制度；其次，要加強(qiáng)成本控制，分離詢價及定價工作，保證預(yù)算價和控制價的公正性、客觀性及時效性，防止招標(biāo)采購弄虛作假；再次，要做好質(zhì)量控制，制定科學(xué)的評價標(biāo)準(zhǔn)，建立合適的評審小組，保證所有項目的招標(biāo)采購都是以“公平、公正、科學(xué)、擇優(yōu)”為原則；最后，要做好采購過程控制，簽訂采購合同前須安排專業(yè)人員審查財務(wù)、技術(shù)、服務(wù)、履行合同的能力及信譽(yù)，采購過程中審查是否存在徇私舞弊行為，是否合規(guī)，對合同內(nèi)容進(jìn)行審查，避免有條款對酒店的效益產(chǎn)生不好的影響，對合同金額是否合理、是否存在不平衡報價等再一次審查。
三
結(jié)語
在城市化進(jìn)程不斷加速的背景下，酒店行業(yè)迎來了更多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。在酒店管理中引入招標(biāo)采購方式，對于國有投資方，一方面能保證采購質(zhì)量及酒店品質(zhì)，另一方面能保證國有資金的規(guī)范化使用，保護(hù)國家及社會公共利益。酒店須在日常采購過程中不斷積累經(jīng)驗，完善采購管理機(jī)制，在實踐與探索中建立科學(xué)、高效、規(guī)范的采購制度。
作者：朱楠青
作者單位：東南大學(xué)土木工程學(xué)院，南京工程咨詢中心有限公司
來源：《招標(biāo)采購管理》2023年第1期
